horaios Faktura

horaios Faktura ist eine Anwendung für die Erstellung und Verwaltung von Rechnungen.

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Versionshistorie

Hier befindet sich die ausführliche Versionshistorie.

Funktionsübersicht

Faktura von horaios ist eine Rechnungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen, zugeschnitten auf deutsche Anforderungen. Sie deckt den Weg von der Rechnung bis zum Zahlungseingang ab: Rechnungen und Korrekturrechnungen als PDF und E-Rechnung erstellen, per E-Mail versenden, offene und überfällige Posten im Blick behalten und ein dreistufiges Mahnverfahren mit Verzugszinsen und Mahnkosten durchführen.

Rechnungsstellung

• Rechnungen mit Positionen: jede Position mit Menge, Mengeneinheit, Netto-Einzelpreis und Mehrwertsteuersatz. Reine Textpositionen nehmen Hinweise auf. Positionen lassen sich verschieben und in einem Schritt neu nummerieren.
• Automatische Summen: Netto, Mehrwertsteuer je Steuersatz und Brutto werden berechnet.
• Automatische Rechnungsnummern: mit frei wählbarem Präfix und optional der Jahreszahl.
• Zahlungsbedingungen: die Zahlungsweise bestimmt das Fälligkeitsdatum, z. B. „30 Tage netto“. SEPA-Basislastschrift wird unterstützt.
• Weitere Angaben: Bestellnummer des Kunden, Leistungszeitraum, Titel und Freitext.
• Anhänge: Dateien wie Stundennachweise werden mit der Rechnung versendet.
• Vorschau vor dem Fakturieren: das fertige PDF vorab ansehen. Eine fakturierte Rechnung ist gesperrt und kann nicht mehr geändert werden.
• Kopien und Korrekturen: eine Rechnung kopieren und wiederverwenden oder eine Korrekturrechnung erstellen, die auf das Original verweist.

E-Rechnung (XRechnung / ZUGFeRD)

In Deutschland ist die E-Rechnung im B2B-Bereich Pflicht, und Faktura erzeugt konforme E-Rechnungen automatisch. Jede Rechnung wird zu einem ZUGFeRD-2.3-PDF mit eingebetteten XRechnung-Daten im CII-Format. Menschen lesen sie als normales PDF, Buchhaltungssysteme lesen die Daten direkt aus.

• Öffentliche Auftraggeber: Rechnungen an Behörden können die Leitweg-ID des Kunden enthalten.
• Korrekturrechnungen: werden in der E-Rechnung als Korrektur gekennzeichnet und verweisen auf die Originalrechnung.
• Prüfung vor dem Fakturieren: die Pflichtfelder der E-Rechnung werden vorab geprüft, darunter Anschriften, Ländercodes, Steuerkategorien und Mengeneinheiten-Codes.

Rechnungsversand

Beim Fakturieren geht die Rechnung samt PDF und Anhängen direkt per E-Mail an den Kunden.

• Zwei Versandwege: über Ihren eigenen Mailserver (SMTP) oder über Microsoft Outlook auf Ihrem PC.
• Eigenes Anschreiben: das Anschreiben wird als HTML-Vorlage gestaltet.
• Weitere Empfänger: zusätzliche E-Mail-Adressen je Rechnung. Ihre Ansprechperson erhält automatisch eine Kopie.
• Keine E-Mail-Adresse hinterlegt: das PDF wird geöffnet, um es zu drucken oder per Post zu versenden.

Zahlungen und Mahnwesen

Faktura zeigt auf einen Blick, welche Rechnungen offen oder überfällig sind, und führt durch drei Mahnstufen.

• Rechnungsliste: Suche und Filter nach Kunde, Zeitraum, offen oder überfällig. Der Status ist farblich markiert, mit Netto- und Bruttosummen. Rechnungen als bezahlt markieren oder die Liste als CSV exportieren.
• Drei Mahnstufen, jede erst nach Abschluss der vorherigen freigeschaltet:
  1. Zahlungserinnerung
  2. Zweite Mahnung
  3. Letzte Mahnung mit Verzugszinsen und Mahnkosten
• Automatische Zinsberechnung: die Verzugszinsen werden taggenau ab Fälligkeit berechnet, mit Ihrem Zinssatz und Ihrer Zinstage-Basis. Sie werden zusammen mit den Mahnkosten zum offenen Betrag addiert.
• Zustellung: Mahnungen per E-Mail an eine eigene Mahnadresse senden oder eine telefonische Mahnung erfassen. Jede Mahnung setzt eine Zahlungsfrist von 7 Tagen.
• Eigene Formulierungen: der Text jeder Mahnstufe ist eine Vorlage mit Platzhaltern für Daten, Beträge und Fristen.

Kunden und Einstellungen

• Kunden und Organisationen: Rechnungsanschriften, Ansprechpersonen, E-Mail-Adressen für Rechnungen und Mahnungen sowie Leitweg-IDs.
• Stammdaten: Länder und Bundesländer, Mehrwertsteuersätze, Mengeneinheiten und Zahlungsweisen, jeweils mit ihren E-Rechnungs-Codes.
• Ihr Unternehmensprofil: Name und Anschrift, USt-IdNr., IBAN und BIC, SEPA-Gläubiger-ID, Ansprechperson, Geschäftsführung, Homepage und Fußzeilentext. Diese Angaben erscheinen auf jeder Rechnung.
• Layout: Rechnungen und Mahnungen entstehen aus HTML-Vorlagen für Kopfzeile, Hauptteil und Fußzeile und lassen sich so an Ihr Corporate Design anpassen.

Zugang, Benutzer und Plattformen

• Windows-Desktop-Anwendung: inklusive Versand über Outlook.
• Web-Anwendung im Browser: mit Single Sign-on.
• Web-API: zur Anbindung an andere Systeme.
• Benutzer und Berechtigungen: festlegen, wer was sehen und tun darf.
• Eigene Ansicht: die Spalten jeder Liste und die Sprache der Oberfläche selbst wählen.
• Reibungslose Updates: eingebaute Migrationsaufgaben bringen bestehende Daten auf den neuesten Stand, wenn eine neue Version Funktionen ergänzt.

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